De limiet van oppervlakte en plaats

‘Het Nieuwe Normaal’ van Peter Hinssen is een aanrader in de (virtuele) bibliotheek van iedere CIO en strategist.
De auteur poneert erin zijn visie op hoe de evoluties in het ICT landschap de (werk-)wereld veranderen. Werknemers, of beter gezegd ‘medewerkers’, zijn meer en meer gewend om met technologie te werken, in zover het al geen ‘digitale inboorlingen’ zijn die van jongs af aan opgegroeid zijn met schermen rondom hen.
Doordat medewerkers thuis in contact komen met nieuwe technologieën, zullen ze eisen dat deze mogelijkheden ook op de werkvloer aanwezig zijn. Dit is niet alleen de technische component, maar ook de manier waarop met technologie omgegaan wordt. Men is gewoon om via Facebook allerlei korte privé-berichten te ‘broadcasten’ en te consumeren, en daardoor is er ook de wens om dit in een professionele setting te doen. Dit brengt een nivellering in de structuur, meer transparantie en nog veel meer.
Een interessante denkwijze is om niet te kijken naar ‘de volgende stap’, maar ineens naar de ‘limiet’ van waar ‘alle volgende stappen’ naartoe moeten leiden. Zo is de limiet van prijs = 0,00€… op het Internet valt meer en meer informatie gratis te vinden – denk maar aan Wikipedia en allerlei ‘streaming’ media diensten.
Hinssen haalt nog enkele andere limieten aan, maar er zijn er toch nog een paar die ik mis.
Limiet (Oppervlakte) = 0
Het meest zichtbare rond deze limiet is de miniaturisering van verschillende elektronische componenten, maar deze limiet beperkt zich niet alleen hiertoe. Als we kijken naar de landbouw, kan men vaststellen dat door nieuwe technologieën een vierkante meter landbouwgrond telkens productiever wordt en er dus minder grond nodig is om dezelfde hoeveelheid voedsel te produceren. Ook fabrieken krijgen meer gedaan met dezelfde input en in kantooromgevingen is nog een bijkomende evolutie aan de gang. Nogmaals: de limiet is niet noodzakelijk een waarde die momenteel, of zelfs in de verre toekomst, mogelijk is – wél is het een waarde naar dewelke de evolutie gaat.
Gegeven mijn ervaring met het Nieuwe Werken, valt er niet aan te ontkomen dat de oppervlakte die een werknemer in de gebouwen van zijn werkgever inneemt telkens verminderd. Een eerste stap zijn maatregelen in het kader van het Nieuwe Werken: flexplekken en thuiswerk. Hierdoor wordt de bureauruimte optimaal benut, terwijl de eigen werknemers toch zo efficiënt mogelijk bezig zijn. Door papierloos werken is de ruimte voor archiefkasten momenteel al quasi ‘0’.
Een volgende stap is outsourcing – wat ook als concept ruimschoots aan bod komt in het boek. Door deze outsourcing, gebeuren er minder taken in het eigen bedrijf, en komt dit meer en meer tot de kern van wat waarde creëert: innovatie en marketing (althans toch volgens Peter Drucker).
De limiet wordt mogelijk gemaakt door andere limieten in het boek zoals de limiet op intelligentie. Deze dat we alle (relevante) informatie in ‘reële tijd’ weten.
Er is nog een andere limiet rond plaats:
Limiet(Plaats) = overal
Doordat iedereen overal verbonden kan zijn, kan er in principe ook overal gewerkt worden. Vroeger was men beperkt tot de plaats waar de productiecapaciteit was, welke op zijn beurt ook weer beperkt was door een aantal natuurlijke factoren. De eerste fabrieken moesten bij een rivier liggen voor de nodige waterkracht, en later om op een vlotte manier grondstoffen aan te voeren en afgewerkte producten te verzenden.
Door de komst van de stoommotor, en nog meer door de elektrische aandrijving, konden de fabrieken in principe overal ingepland worden, zolang er maar voldoende arbeidskrachten beschikbaar waren.
Kantoorwerkers kunnen nu al redelijk vlot eender waar op een productieve manier ‘hun ding doen’, en deze verschuiving is ook gaande met het effectief maken van ‘dingen’. 3-D printers, CNC machines, ‘Lasercutters’ en andere dergelijke machines laten niet alleen toe om te werken in zeer kleine batches, maar ze worden ook goedkoper. Consumenten zullen in de toekomst niet alleen een product kunnen kopen, maar ook gewoon het ontwerp om dit thuis zelf af te drukken.
Tot slot nog een laatste limiet vermelden die me aanspreekt: Limiet(werkweek) = 4 uur… en die zitten er al ruimschoots op. Tot volgende keer!

Open source (closed user?)

In het uitzetten en invoeren van de IT strategie moet er niet altijd een ‘match’ zijn tussen de IT systemen en de objectieven die de organisatie wil bereiken, maar ook tussen de mogelijkheden en beperkingen van de software en deze van de gebruikers die er mee moeten gaan werken. Hier zijn het niet altijd de zwakste gebruikers die voor de grootste problemen zorgen.
Een klant van me wil overstappen naar ‘Open Source’ software. Hiermee is ieder jaar een aanzienlijk bedrag aan licentiekosten uit te sparen. Bovendien staat de filosofie van deze ‘vrije’ software dicht bij de informaticastrategie van de organisatie waarbij gestreefd wordt naar een flexibele organisatie waarin iedereen, overal en met eender welk toestel zijn of haar werk kan uitvoeren.
De ‘echte techneuten’ binnen het IT departement zijn wild enthousiast over de nieuwe Linux software, en al enkele weken aan het experimenteren met laptops waar enkel deze ‘gratis’ software op staat.
Hoewel het geen project is waar ik rechtstreeks bij betrokken ben, kreeg de nieuwsgierigheid de bovenhand. Tijdens enkele verloren uren ’s avonds heb ik Ubuntu van het Internet gehaald, en via een geheugenstick uitgeprobeerd.
Op het eerste zicht ziet het er mooi uit – een verzorgde gebruikersinterface die een aantal verfrissende elementen brengt aan de vertrouwde Windows omgeving.
Deze nieuwe element zorgen echter ook voor de eerste problemen… een normaal, ‘Belgisch’ AZERTY-toetsenbord configureren… achteraf gezien waren de tien minuten die ik nodig had om ernaar te zoeken belachelijk veel, maar kom, ik kon weer even verder.
De volgende hindernis was minder gemakkelijk om te nemen. Ik heb al mijn bestanden op een netwerkschijf staan opdat ik er ten allen tijde zou aankunnen. Deze netwerkschijf aanspreken in m’n Ubuntu was echter voor mij, een ‘redelijk’ geavanceerde computergebruiker, niet zonder hulp mogelijk. Waarschijnlijk kan ik met een beetje zoekwerk op Internet ook hier voorbij, maar het hoefde voor mij niet meer.
Daarin schuilt het probleem: een Linux omgeving is perfect voor basisgebruikers die niets meer nodig hebben dan een Internet en een mailverbinding.
Gepassioneerde IT-ers die er de hand niet voor omdraaien om in een terminal-venster Unix commandos in te geven zullen ook de schouders ophalen, en niet begrijpen waar ik een probleem van maak.
De grootste groep ‘kenniswerkers’ hebben echter behoefte aan zowel een geavanceerdere functionaliteit alsook een mogelijkheid om deze op een eenvoudige manier aan te spreken. Deze combinatie komt momenteel, tot spijt van wie het anders zou willen, momenteel nog altijd uit de buurt van Seattle.

Papierloos

Zomer 2013, Franse Alpen. Tijdens een bergwandeling gaat m’n telefoon af. De klant aan het andere eind van de lijn. Na zich uitvoering geëxcuseerd te hebben om me te storen tijdens m’n vakantie, komt hij ter zake. Er is dringend informatie nodig, en of ik deze niet heb. Even op m’n telefoon in OneNote enkele nota’s van een meeting geraadpleegd, nog even in Dropbox een documentje gaan zoeken dat ook relevant is, en nadien in het hotel via een virtuele desktop ook op het netwerk van de klant nog een relevante bestandsfolder teruggevonden. Resultaat: een tevreden klant. Dit zou onvoorstelbaar zijn indien ik voor mijn job afhankelijk zou zijn van papieren nota’s, dossiers en documenten.
Ik heb geluk. De klant waar ik werk is een innoverend bedrijf dat haar interne werking continu in vraag stelt.
Twee jaar geleden werd een initiatief gestart om ‘papierloos werken’ te promoten. Het doel was om de directe kosten gekoppeld aan papierverbruik te verminderen: leasing van de printers, verbruik van papier en toner, vernietiging of archivering van oude documenten, … Er werd een vermindering van 60% vooropgesteld.
De eerste reacties waren, zoals bij elk veranderingstraject, afwijzend. “Dat gaat bij ons niet werken omdat …” zal iedereen die eender welk project heeft gedaan wel al meermaals gehoord hebben, en ook hier was dit het geval.
De aanpak om de verandering te bewerkstelligen was om verschillende afdelingen in het bedrijf tegen elkaar uit te spelen. ‘Gamification’ in het mooi Nederengels.
Regelmatige feedback toonde dat de 60% verpulverd zou worden. Uiteindelijk drukken we nu met z’n allen 90% minder af dan twee jaar geleden!
Dat er naast de directe besparingen nog andere grote voordelen verscholen liggen in het papierloos of papierarm werken was bij aanvang al wel vermoed, maar wordt nu pas ten volle gerealiseerd.
Papierloos werken is een absolute voorwaarde om goed over te stappen naar ‘flexplekken’. Omdat er altijd wel een deel van de medewerkers op vakantie of ziek is, op een andere site moet zijn, of in vergadering is, moet niet iedereen een vaste plek hebben. Het is echter niet aantrekkelijk om een plekje vrij te maken op een bureau dat vol ligt met dossiers van een collega. Telkens deze dossier opbergen vraagt ook weer tijd en ruimte. Onze Möbius ‘Lean’-collega’s zouden dit als een vorm van ‘waste’ beschouwen.
Geen papier wil ook zeggen dat de werkplek kleiner kan zijn. Je moet immers geen plaats meer hebben om én een computer én enkele stapels dossiers te kunnen leggen.
Al deze optimalisaties maken dat er nu 9,6 vierkante meter ruimte gebruikt wordt per medewerker. Toch voelt dit door een modern en fris interieur niet ‘bekrompen’ aan. Integendeel, de nieuwe inrichting wordt unaniem als positief ervaren. Ter vergelijking: de Vlaamse Overheid heeft een nieuwe bezettingsnorm van 12,5 m² per VTE.
De besparing: 40% minder ruimtegebruik. Als ik voor een vastgoedbedrijf zou werken, zou ik me zorgen beginnen maken.
Verdere voordelen zijn er in de interne processen: interne post verloopt volledig digitaal, en ook leveranciers worden gedwongen om zo te werken. Een factuur op papier wordt met een andere betalingstermijn afgehandeld dan wanneer deze elektronisch binnenkomt. Deze processen herdenken is een project op zich.
Zijn er dan geen nadelen? Ja, toch wel. Ik blijf het lastig vinden dat alle deelnemers in een vergadering met hun neus in hun laptop zitten om nota’s te nemen. … en natuurlijk om gestoord te worden tijdens mijn vakantie.

Opgelet!

Het ‘Nieuwe Werken’ is voor mij niet zo nieuw meer. Gedurende m’n hele carrière, ondertussen al 17 jaar, heb ik nooit een vast bureau gehad, heb ik nooit vaste uren gehad, en werk ik samen met verschillende mensen al naargelang het ‘beste team’ samengesteld wordt voor het ene of andere project.
Akkoord, er zijn een aantal technologische ‘enablers’ bijgekomen de laatste jaren die het geheel nog wat eenvoudiger maken. Waar ik 15 jaar geleden een doos met dossiers in de koffer van m’n wagen had liggen, staat nu alles op m’n harde schijf. En in de Cloud natuurlijk. En via die weg ook op m’n tablet en smartphone…
Persoonlijk juich ik deze evolutie toe. Persoonlijke tijd en werk kunnen beter op elkaar afgestemd worden, en het werken op verschillende plaatsen en tussen verschillende collega’s verhoogt de creativiteit, en ook het sociale weefsel binnen het bedrijf. Ook over de andere voordelen van ‘HNW’ zijn al genoeg pagina’s geschreven.
Toch zijn er grenzen. Als projectleider ben ik er zeker van dat de leden van het projectteam thuis geconcentreerd en ijverig bezig zijn – controle is het probleem dus niet. Communicatie is dit wel.
Ik heb het dan niet over de ‘formele’ communicatie om mededelingen te doen of om een status te bespreken. Daarvoor is een gerichte e-mail, telefoon, of indien nodig zelfs een vergadering, geschikt. Het is eerder de informele en toevallige communicatie die ik mis. Het gaat dan niet zodanig over de vakantiebelevenissen van x of de beslommeringen van y, maar over de toevallige hulp die aangeboden kan worden. Gisteren was ik een probleem aan het bespreken met twee collega’s. Samen hadden we onvoldoende kennis en ervaring om er uit te geraken. Toevallig hoorde een andere collega ons gesprek, en hij vroeg om het issue doorgespeeld te krijgen “als uitdaging”.
Enkele uren later zat de oplossing in onze mailbox.
Interne sociale netwerken zoals Yammer en Socialcast vormen deel van de oplossing, maar worden slachtoffer van het succes wanneer berichten verdrinken in de massa.
De beste oplossing: een waarschuwingslabel kleven op ‘HNW’: ‘te consumeren met mate’