Papierloos werken – onbekend is onbemind

Een studie toont aan dat een minderheid van de Belgen het ziet zitten om papierloos te werken.
‘Slechts’ 42% zou dit zien zitten. Zijn dit zo’n dramatische cijfers? Als effectief 42% van de werknemers zonder papier zou werken, zou dit een kleine revolutie betekenen. Bovendien vindt 61% het idee om zonder papier te werken wel aantrekkelijk, dus de ruimte voor verbetering is er.

Ik zou vroeger tot de 58 andere procent gehoord hebben. Zeker in adviesverlening kan je toch niet zonder papier? Nota’s maken tijdens een meeting, verslagen doornemen, en offertes beoordelen zijn toch zaken die beter op papier gebeuren?

Niet dus.

Mits enkele goede afspraken en een goede omkadering is de overstap naar papierloos werken echt niet zo pijnlijk.
Een eerste punt in de omkadering is de infrastructuur. Een tweede scherm is misschien geen ‘must’, het blijkt toch wel ‘very nice to have’ om documenten te vergelijken, of om bijvoorbeeld de nota’s van een brainstorming in een presentatie te verwerken.
Over nota’s gesproken: een goed notitietool moet ook in de gereedschapskist zitten om een meeting goed te documenteren. Persoonlijk heb ik een voorkeur voor OneNote, maar er zijn veel collega’s die Evernote geweldig vinden.

Om deze meetings goed door te komen is een laptop met een goede batterij noodzakelijk. Alternatief kan een tablet (eventueel met toetsenbord), of chromebook dienen. Het eenvoudigst is natuurlijk om gewoon meerdere stopcontacten te voorzien in de vergaderzaal.

De goede afspraken zitten er vooral in de documenten die zogezegd noodzakelijk zijn. Waarom moet er een handtekening geplaatst worden als een e-mail ook kan volstaan. Moeten facturen écht nog afgedrukt worden, of gebruikt de organisatie niet efficiënter e-facturatie?

Tot slot is enige ‘lichte dwang’ en het goede voorbeeld van het management noodzakelijk. Bij een klant werd bij de herinrichting van de kantoren uitgegaan van het papierloos werken: het bureau heeft net voldoende ruimte om een scherm en een docking station te herbergen, en het aantal printers is met twee derde verminderd.