Papierloos

Op vakantie in de Franse Alpen. Tijdens een bergwandeling gaat m’n telefoon af. De klant aan het andere eind van de lijn. Na zich uitvoering geëxcuseerd te hebben om me te storen tijdens m’n vakantie, komt hij ter zake. Er is dringend informatie nodig, en of ik deze niet heb. Even op m’n telefoon in OneNote enkele nota’s van een meeting geraadpleegd, en daarna nog even in OneDrive een documentje gaan zoeken dat ook relevant is. Resultaat: een tevreden klant. Dit zou onvoorstelbaar zijn indien ik voor mijn job afhankelijk zou zijn van papieren nota’s, dossiers en documenten.

Ik heb geluk. De klant waar ik werk is een innoverend bedrijf dat haar interne werking continu in vraag stelt.

Twee jaar geleden werd een initiatief gestart om ‘papierloos werken’ te promoten. Het doel was om de directe kosten gekoppeld aan papierverbruik te verminderen: leasing van de printers, verbruik van papier en toner, vernietiging of archivering van oude documenten, … Er werd een vermindering van 60% vooropgesteld.

De eerste reacties waren, zoals bij elk veranderingstraject, afwijzend. “Dat gaat bij ons niet werken omdat …” zal iedereen die eender welk project heeft gedaan wel al meermaals gehoord hebben, en ook hier was dit het geval.

De aanpak om de verandering te bewerkstelligen was om verschillende afdelingen in het bedrijf tegen elkaar uit te spelen. ‘Gamification’ in het mooi Nederengels.

Regelmatige feedback toonde dat de 60% verpulverd zou worden. Uiteindelijk drukken we nu met z’n allen 90% minder af dan twee jaar geleden!
Dat er naast de directe besparingen nog andere grote voordelen verscholen liggen in het papierloos of papierarm werken was bij aanvang al wel vermoed, maar wordt nu pas ten volle gerealiseerd.

Papierloos werken is een absolute voorwaarde om goed over te stappen naar ‘flexplekken’. Omdat er altijd wel een deel van de medewerkers op vakantie of ziek is, op een andere site moet zijn, of in vergadering is, moet niet iedereen een vaste plek hebben. Het is echter niet aantrekkelijk om een plekje vrij te maken op een bureau dat vol ligt met dossiers van een collega. Telkens deze dossier opbergen vraagt ook weer tijd en ruimte. Onze Möbius ‘Lean’-collega’s zouden dit als een vorm van ‘waste’ beschouwen.

Geen papier wil ook zeggen dat de werkplek kleiner kan zijn. Je moet immers geen plaats meer hebben om én een computer én enkele stapels dossiers te kunnen leggen.

Al deze optimalisaties maken dat er nu 9,6 vierkante meter ruimte gebruikt wordt per medewerker. Toch voelt dit door een modern en fris interieur niet ‘bekrompen’ aan. Integendeel, de nieuwe inrichting wordt unaniem als positief ervaren. Ter vergelijking: de Vlaamse Overheid heeft een nieuwe bezettingsnorm van 12,5 m² per VTE.

De besparing: 40% minder ruimtegebruik. Als ik voor een vastgoedbedrijf zou werken, zou ik me zorgen beginnen maken.

Verdere voordelen zijn er in de interne processen: interne post verloopt volledig digitaal, en ook leveranciers worden gedwongen om zo te werken. Een factuur op papier wordt met een andere betalingstermijn afgehandeld dan wanneer deze elektronisch binnenkomt. Deze processen herdenken is een project op zich.

Zijn er dan geen nadelen? Ja, toch wel. Ik blijf het lastig vinden dat alle deelnemers in een vergadering met hun neus in hun laptop zitten om nota’s te nemen. … en natuurlijk om gestoord te worden tijdens mijn vakantie.